Als je een event organiseert en je gaat een dagvoorzitter inhuren, dan vorm je een gelegenheidsteam. Voor die ene dag zijn jullie ervoor verantwoordelijk je bezoekers een super ervaring te geven. Je dagvoorzitter als het centrale punt en het 'gezicht' van de dag en jij en je collega's als de professionele crew die alles soepel laat lopen. Die samenwerking begint vanaf het moment dat je de voorbereidingen start. En, daar ligt natuurlijk een belangrijke afhankelijkheid.
Welke vragen kan je van je dagvoorzitter verwachten? Ik deel de acht vragen die ik altijd stel om zo goed mogelijk voorbereid te zijn.
1. Wie zijn de bezoekers van je event?
Ik start altijd met deze twee vragen:
- Voor wie is dit event?
- Waarom vinden ze dit event interessant?
Als dagvoorzitter is het voor mij enorm belangrijk om precies te weten wie in de zaal zit. Niet per persoon en per naam, het gaat mij om het type publiek. Welk werk doen zij en wat voor rol hebben ze? Wat is het kennisniveau? Zijn ze al eerder naar een event van je geweest? Waarom hebben ze zich aangemeld? Welke vragen leven er?
Door deze vragen te beantwoorden krijg ik een beeld van de zaal en kan ik straks de juiste taal gebruiken, de juiste vragen stellen en is het mogelijk om de verbinding te maken tussen het podium en het publiek.
2. Waarom organiseer je deze bijeenkomst?
Deze vraag leidt naar het doel van de dag. Eigenlijk bestaat hij uit twee delen: waarom organiseer jij het event, maar ook: waarom is het waardevol voor je bezoekers? Is er misschien een actuele ontwikkeling waar je op aansluit, omdat je weet dat het leeft en dat er veel behoefte is aan informatie en uitleg? Plan je het naar aanleiding van een ander event, omdat je zag dat verdieping een goed idee is? Is het een jaarlijkse traditie? Valt er iets te vieren? De redenen zijn heel divers en daarmee ook het doel van de dag.
Probeer voor je jouw dagvoorzitter spreekt alvast te verwoorden wat het doel is van de dag. Wat nemen je bezoekers aan het einde mee naar huis? Wat hoop je dat het effect is?
Dat kan heel concreet zijn: je wilt met de deelnemers bijvoorbeeld een nieuwe visie opstellen of keuzes maken voor je organisatiestrategie. Aan het einde van zo’n dag moet er een grote flipover of een slide zijn met daarop de 5 punten die jullie hebben afgesproken. Of het is abstracter. Een congres kan als doel hebben kennis te delen onder klanten, prospects, relaties en collega’s.
In dat geval wil je dat je bezoekers een notitieblok vol inzichten mee naar huis nemen om morgen direct mee aan de slag te gaan en dat ze de naam van de organisator goed onthouden, zodat ze bellen zodra ze meters willen maken.
Wat je doel ook is, je dagvoorzitter zorgt ervoor dat ze het publiek op een prettige manier naar dit doel leidt.
3. Hoe ziet het programma van de dag er uit?
Het programma staat vaak al in de steigers, als ik de organisator spreek. De eerste sprekers zijn gepolst en het draaiboek is in de maak.
Een goede dagvoorzitter heeft meeting- en eventdesign in de vingers. Ik raad je daarom echt aan om het definitieve programma samen met je dagvoorzitter te maken. Op basis van training en ervaring kunnen dagvoorzitters je helpen om je programma op de juiste manier in te delen, tempo en rust aan te brengen, te zien waar nog gaten zitten, wat je mist, waar je teveel wilt, welke zaalindeling het beste past en heel belangrijk: welke werkvorm je kiest voor welk onderdeel. Dat sluit allemaal weer aan bij het doel van de dag.
Een paar weken terug schreef ik een handige blog die hierbij kan helpen: Kies de juiste zaalopstelling voor je event: 7 handige voorbeelden
4. Wat is het draaiboek voor je event?
Wat ik heel handig vind, is om het draaiboek te ontvangen waarin van minuut tot minuut staat wat er waar gebeurt. Natuurlijk staan alle sprekers en hun tijdslots genoemd, wanneer ze op de locatie arriveren en weer vertrekken, maar ook wanneer bijvoorbeeld de glazen champagne door het barteam worden klaargezet. Wie waarvandaan de fles wijn komt brengen voor de winnaar van de mini-quiz met de zaal. Of welke muziek op welke cue wordt ingestart.
Zo’n event draaiboek helpt mij om een goed overzicht te hebben. Ik zie precies wat er op en rond het podium gebeurt en ik weet welke onzichtbare dingen tegelijkertijd op de achtergrond plaatsvinden.
Dit is vooral belangrijk als het even anders loopt dan gepland en geloof me: dat soort momenten zijn er tijdens elk event. Het helpt enorm om de communicatie onderling efficiënt te houden. Vaak zijn een paar woorden of zelfs een gebaar genoeg om elkaar iets duidelijk te maken:
“De wijn?”
*duimpje*- Ready to go!
5. Wie zijn je sprekers en hoe kan ik hen bereiken?
De beste manier voor mij om een krachtige introductie te maken voor elke spreker, is persoonlijk contact tijdens de voorbereiding. Het is waardevol om in hun eigen woorden te horen waar hun verhaal over gaat, waarom het belangrijk is en wat de link is met het publiek in de zaal. Tijdens zo’n gesprek, meestal telefonisch, neem ik dit met hen door. Een bonus is dat je elkaar een beetje leert kennen en weet hoe iemand spreekt, waar misschien wat zenuwen meespelen en wie geneigd is om in lange complexe zinnen te praten.
Samen zoeken we naar mooie aanknopingspunten om interactie met de zaal toe te voegen. Dat kan een vraag zijn aan het publiek voordat de spreker überhaupt het podium op komt, tot iets waar de spreker zelf nieuwsgierig naar is. Tenzij een keynote spreker heel rigide vast wil houden aan zijn of haar eigen script, is er eigenlijk altijd wel ruimte voor een vorm van interactie.
Je dagvoorzitter zal dat willen onderzoeken met je sprekers. Het is daarom handig om de contactgegevens klaar te hebben en je sprekers te informeren dat de dagvoorzitter contact met ze legt.
Op de dag zelf ben je als organisator de liaison tussen de sprekers en de dagvoorzitter. Het is altijd fijn als je een spreker na ontvangst even naar de zaal brengt om verder kennis te maken en alles een laatste keer te checken.
6. Wie is het AV team en welk materiaal hebben ze?
Je ziet bijna geen event meer zonder professioneel AV team. De mannen en vrouwen in zwart die in hun netjes weggewerkte hoekje zorgen voor al het geluid en de beelden. Zij zorgen er ook voor dat de presentaties van de sprekers, met alle filmpjes en geluidsfragmenten, perfect werken.
Als dagvoorzitter maak ik het liefst gebruik van een headset microfoon. Zo houd ik mijn handen vrij en heb ik alle bewegingsruimte.
Tel goed hoeveel microfoons je tegelijkertijd nodig hebt, je wilt eigenlijk niet dat sprekers tussendoor snel microfoons moeten wisselen bij de geluidsbooth. Dat staat zo klungelig. Houd ook rekening met panels. Je wilt daar snelheid en energie in brengen, dan helpt het niet als 3 man met één microfoon moeten doen. Je panelleden moeten lekker kunnen discussiëren en direct gehoord worden. Daarnaast wil je natuurlijk een zaalmicrofoon of een Catchbox.
En: ik wil blind op het AV team kunnen vertrouwen. Niets zo irritant als op het podium staan en niet zeker weten of de geluidsman of -vrouw ziet dat ik de handheld microfoon pak om de zaal in te gaan, zodat deze aangezet wordt. De AV-collega’s moeten alert zijn en we moeten elkaar kunnen ‘verstaan’ vanaf het podium. Ik spreek daarom van tevoren het programma met ze door en spreek precies af waar we elkaar extra nodig hebben.
7. Wat zijn de huishoudelijke mededelingen?
Het is super handig om alle praktische informatie te verzamelen die je dagvoorzitter aan de bezoekers moet meegeven. Een greep uit de dingen die ik vaak tegenkom:
- Welke sponsoren, personen of organisaties moeten specifiek genoemd worden?
- Worden de presentaties achteraf gedeeld met iedereen?
- Waar zijn de lunch- en break-outruimtes?
- Bij vragen, waar kunnen deelnemers terecht?
- Mailen jullie een enquête rond?
- Wat is de hashtag?
- Alles over uitrijkaarten, garderobes, bonnetjes, in te leveren badges, goodie bags, enzovoort.
- Welke aankondiging kan je alvast doen? Komt er een volgend event aan bijvoorbeeld?
- Is er nieuws om speciaal bij stil te staan?
- Valt er iets te noemen over een vorige editie van het event?
Bedenk met je team wat nodig is aan de start en aan het einde van de dag. Het is altijd beter om dit van tevoren door te nemen. Natuurlijk kan je dagvoorzitter tijdens het event nog snel dingetjes toevoegen, het geeft alleen onnodige onrust.
8. Hoe kan ik jullie helpen in de marketing van het event?
Tot slot: hoe kunnen we nog meer uit de samenwerking halen? Soms is een bijeenkomst alleen op uitnodiging toegankelijk, de meeste evenementen en meetings zijn open voor iedereen. Je wilt natuurlijk zoveel mogelijk bezoekers trekken. Ik vind het leuk om daarin mee te helpen. De simpelste manier is door een link te delen via social media. Als ik de juiste link, hashtags en te noemen accounts heb, doe ik dat graag.
We kunnen het ook iets uitgebreider aanpakken. Vaak is het leuk om op de website van het event een welkom namens de dagvoorzitter te plaatsen of een blog te maken. Allemaal weer content om te delen en op die manier raakt je publiek alvast vertrouwd met de mensen die straks op het podium staan. Betrek hier dus vooral ook je sprekers bij. Ik interview regelmatig sprekers voorafgaand aan het event. Tijdens de voorbereiding spreek ik ze immers toch al. Steeds vaker doen organisaties dat in video's of een podcast. Ook een prachtige manier om geïnteresseerde deelnemers alvast per video mee te nemen naar de locatie.
Heb je zelf een goed idee, stel het vooral voor! Je dagvoorzitter is de perfecte persoon om verbinding te maken met je publiek, dus maak daar vooral gebruik van.
De verbinding met het team dat het event organiseert geeft mij altijd energie, het gevoel er samen voor te gaan. Dat is een van de leukste dingen van mijn werk, elk event is een nieuw moment dat we samen opbouwen.
Ben je bezig met het organiseren van een bijeenkomst en heb je er zin in om dat samen aan te pakken? Stuur me een bericht en ik kom jouw eventteam versterken.
