Blog

Een knaller van een opener, een inhoudelijk sterke keynote spreker en dan is het aan de deelnemers van jouw event om hun eigen programma verder te vullen. Als organisaties mij als dagvoorzitter boeken, kom ik de break-out sessie tegen tijdens de meeste zakelijke events en congressen. Maar hoe zorg je ervoor dat deze echt iets extra’s toevoegen aan een bijeenkomst? Dat jouw event uniek is en je deelnemers er nog lang over doorpraten? Ik leg het je uit en geef je goede tips om jouw event programma nog succesvoller te maken.  

Waarom zijn break-out sessies een goed idee?

Geef je bezoekers tijdens jouw evenement de mogelijkheid om dieper op de stof in te gaan, door kleinere groepen te maken in een meer intieme setting, waar je meer interactie biedt. Dit doe je in break-out sessies of deelsessies. Elke deelnemer kiest zelf welke workshop, presentatie of discussie het beste past bij de vragen die hij of zij heeft. Personalisatie is een belangrijke tool om je publiek tevreden naar huis te laten gaan. Door daar op aan te haken, weet je zeker dat je publiek positief naar huis gaat en niet het gevoel heeft weer meer van hetzelfde te hebben gehoord.

Deelnemers komen elke sessie in contact met een nieuwe groep mensen, verfrissend en heel prettig voor bezoekers die graag netwerken.

Deelsessies zorgen voor meer interactie tijdens een event

Doordat de groep deelnemers in een deelsessie kleiner is, is het gemakkelijker echt met elkaar in gesprek te gaan. Bovendien weet je dat iedereen oprecht interesse heeft in het onderwerp, ze hebben de sessie zelf gekozen! Dat maakt contact leggen een stuk gemakkelijker. Je stimuleert dit door de indeling van de ruimtes aan te passen, overleg dit van tevoren met je sessie leiders. Ik schreef hierover eerder een uitgebreid artikel. Ik raad je aan om de insteek van break-out sessies bewust (nog) actiever te maken dan je plenaire programma. Je wilt het programma immers verrassend en afwisselend houden. Dan zit je publiek niet te wachten op nog een keynote, in een kleinere ruimte.

Ruimte voor ontspanning in het programma van je bijeenkomst

Natuurlijk sluiten je deelsessies aan bij je centrale thema. Maar, kleinere groepen bieden je de mogelijkheid ook onderwerpen aan te snijden die algemener zijn. Bijvoorbeeld een sessie die meer op lifestyle, de combinatie tussen werk en privé of diversiteit is gericht. Even een pauze voor de bezoekers die een stapje terug willen doen uit de ‘zware materie’. Overweeg ook om echt een ontspanningssessie te bieden waar deelnemers via een werkvorm bijvoorbeeld kennismaken, bij een kleine snack en wat fris. Ga je een event organiseren, voeg ontspanning dan toe aan je checklist. 

Laat deelnemers succesvol netwerken met andere bezoekers

Wat vaak leuk werk om uit de inhoud te komen, is een ‘wisdom of the crowd’ sessie waarin deelnemers een uitdaging waar ze op dat moment aan werken voorleggen aan de groep: hebben anderen hier al ervaring mee? Hoe gingen ze er mee om? Dat kan natuurlijk zowel over werk als privé gaan. Wanneer ik events presenteer, merk ik dat 90% van de mensen nieuwsgierig is wat er bij anderen speelt én bereid is hen te helpen. Prachtig als je daar ook een expert aan toevoegt, bijvoorbeeld een keynote spreker. Laat je deelnemers een issue op een post-it schrijven en die op de muur of een bord plakken. Dat mag ook een vraag zijn. De gespreksleider pikt er eentje uit en het gesprek start.

Van tevoren inschrijven voor break-out sessies of niets plannen, het kan beide!

De post-its brengen me gelijk bij het volgende idee waarmee jij jouw event uniek maakt. Vaak moeten deelnemers tijdens het aanmelden voor een congres al kiezen welke break-out sessies hun voorkeur hebben. Heel handig als je grote groepen moet stroomlijnen, een strak draaiboek hebt en je bijvoorbeeld persoonlijke programma’s wilt aanbieden. Maar ook minder verrassend voor je bezoekers.

Event crowdsourcing: de originele manier om een uniek programma te maken

Wil je eens iets anders proberen, laat jouw bezoekers dan op de dag zelf het programma opbouwen! Iemand die hier alles van weet en die deze methode heeft verfijnd is Adrian Segar. Hij noemt het event crowdsourcing en gelooft in de kracht van de groep.

“The programs that it constructs are invariably well received and highly rated. Participants love being actively involved in choosing what they want to learn and discuss, and they typically uncover great session topics that were not on anyone’s radar before the event.”

Door je bezoekers aan zet te laten, los je twee dingen op:

• je weet zeker dat sessies aansluiten bij de wens van je bezoekers, in plaats van dat jij verzint wat zij willen
• en je voorkomt een onuitputtelijke lijst opties waar mensen van tevoren al de weg in kwijtraken.

De training die ik als dagvoorzitter bij Adrian volgde, is nog steeds een van de meest waardevolle workshops die ik ooit heb bezocht.

Adrian heeft op basis van zijn jarenlange ervaring de tools ontwikkeld om met een groep mensen die elkaar nog niet of nauwelijks kent ter plekke een enorm waardevol programma te bouwen.

Beginnend met een uitleg wat het plan is, gevolgd door een rondetafel waar het ‘waarom’ voor iedereen aan bod komt en een moment om titels voor sessies te verzinnen die je wilt volgen of die je zelf kunt geven, volgt bijna als vanzelf een serie onderwerpen waar alle deelnemers behoefte aan hebben. Wil je hier meer over weten, dan raad ik je zijn bomvolle website en boeken van harte aan.

Probeer het eens tijdens jouw event, ik beloof je dat het de meest persoonlijke en waardevolle sessies zijn. Wil je daar professionele begeleiding bij? Dan help ik je graag.

Tips voor een succesvol programma tijdens jouw event

Welke vorm je ook kiest, een aantal onderdelen zijn altijd belangrijk tijdens event planning. Houd ze dus continu in het vizier:

• blijf de vraag stellen: wat is de waarde voor onze bezoekers? Wat voegt het toe? Waarom doen we dit?

• bepaal de doelgroep per onderdeel: wie is de typische bezoeker van elke afzonderlijke break-out sessie? Sluit de inhoud daar op aan. Overweeg een exclusief invite-only onderdeel of een beginners en een gevorderden sessie rond een populair thema.

• bouw een realistisch schema: wat is de tijdlijn van het event progamma? Wat is de juiste tijdsduur per onderdeel, waar plaats je pauzes? Ik houd van tempo in programma’s. Liever 20 minuten écht aan de slag en dan een wissel, dan 45 minuten in een stoel hangen. Vind jij dat ook fijn? Kijk dan eens naar Pecha Kucha, de ultieme korte presentatie. Ik ben fan! Ook superleuk om als dagvoorzitter te begeleiden.

• houdt rekening met de logistiek: waar zijn de zalen? Ga je naar buiten (waarom niet?)? Hoe lang doen mensen over het verplaatsen? Hoe bewegwijzer je het? Nemen mensen hun eigen stoel mee of staat alles klaar? Onverwachte dingen zorgen voor plezier en een betere herinnering, dus waarom zou je deelnemers niet in een lege zaal laten binnenkomen? Zeker als je event crowdsourcing toepast, kan dit heel mooi werken: bepaal samen de opstelling van de zaal.

• 

  voeg activerende taken toe. Zelfs tijdens een pauze kan je bezoekers een opdracht of uitdaging meegeven. Een speurtocht om iets te verzamelen bijvoorbeeld, met een winnaar aan het eind van de dag. Hier kan je de sponsoren ook een rol in geven. Een wedstrijd ‘wie kent de meeste nieuwe namen’ aan de start van het volgende plenaire deel. Prijsjes doen het nog steeds goed. Ook leuk: laat je dagvoorzitter willekeurig mensen aanspreken met een specifieke vraag tijdens de pauze. Maakt nieuwsgierig, het verbindt en je hebt gelijk een mooie starter voor het volgende onderdeel.

• laat bezoekers kennis delen. Plan ruimte om de conclusies en belangrijkste punten van break-out sessies met elkaar te delen, zodat iedereen overal van profiteert. Wil je een dagvoorzitter inhuren, dan kan je dit ook als opdracht meegeven als startpunt voor event crowdsourcing: waar willen bezoekers over doorpraten?

Stuur een tevreden publiek met een glimlach naar huis

Break-out sessies zijn een fantastische manier om in het programma van je evenement maatwerk te leveren aan bezoekers. Wat is mooier dan je deelnemers aan het einde van de dag met een glimlach naar huis te zien gaan? Precies dát geeft mij energie.

Een event van begin tot eind vormgeven en presenteren is waar ik mij in specialiseer. Heb je zin om met een paar frisse ideeën aan de slag te in jouw eventplanning? Laat het me weten!