Een dag zonder smartphone. Kan jij het? Ik ben eerlijk: ik zou er echt moeite mee hebben. Dat geldt ook voor de bezoekers van je bijeenkomst. Even mail checken, een paar whatsappjes, alvast de file informatie bekijken. De een zegt het leidt af, de ander accepteert het als onderdeel van onze digitale samenleving. Ik hoor bij die laatste groep. We hebben ze nou eenmaal in onze broekzak, laat die smartphone dus onderdeel worden van je event.
Ik geef je vanuit mijn ervaring als dagvoorzitter goede voorbeelden hoe je smartphones op een originele manier kunt gebruiken tijdens je congres, presentatie of andere bijeenkomst.
1. Live vertaling tijdens een internationaal event
Stel je plant een congres met een internationaal publiek. In West-Europa spreken we redelijk goed Engels, maar wat verder weg wordt dat snel minder vanzelfsprekend. Ik merkte het tijdens een groot event van Ford dat ik presenteerde. Zeker de helft van de zaal maakte dankbaar gebruik van de live vertaling via een speciale audiofoon. Je krijgt net wat meer mee in je moedertaal. Dat geldt ook voor sprekers, die gewoon in hun eigen taal kunnen presenteren. De huur van de apparatuur was aanzienlijk voor Ford en dan heb ik het nog niet eens over de tolken die op locatie in hun booth aan het werk waren. Waarom kan dat niet via de smartphone die iedereen toch al bij zich draagt? -dacht ik meteen. Ik deed wat onderzoek en zag dat dit inderdaad mogelijk is. De service Interaction bijvoorbeeld, levert locatie onafhankelijke vertalers plus een smartphone app voor je publiek. Zo gaaf!
Gebarentaal via een tolk op afstand
Wat ik misschien nog mooier vind, is dat zo'n service er ook is voor vertaling in gebarentaal. Hoe toegankelijk is jouw event? Wist je dat ongeveer 1,5 miljoen Nederlanders doof of slechthorend zijn? Ik werkte ooit samen met een dame die doof was en merkte toen hoe lastig het voor haar was om bijeenkomsten bij te wonen. De tijd en energie die nodig was om een tolk te regelen, want liplezen van een afstand gaat gewoon niet. De moeite om een handige plek in de ruimte te reserveren, te overleggen met de event organisatie en de hele dag uit te leggen waarom ze op de eerste rij moest zitten. De Britse service SignLive neemt al die problemen voor doven en slechthorenden weg. Ook in Nederland lijkt dit steeds beter toegankelijk te worden. Gebarentaal op afstand, prachtig!
2. Direct feedback van je bezoekers
Het is altijd lastig om de enquête die je achteraf toestuurt door iedereen ingevuld te krijgen, toch? Als je het alvast doet tijdens je bijeenkomst, dan weet ik zeker dat je meer antwoorden krijgt. Stel je publiek af en toe een simpele vraag tijdens de dag.
- Zou je de eerste spreker aanraden voor een volgend congres?
- Welk cijfer geef je de lunch?
- Ben je al eerder op een event van ons geweest?
- Hoeveel sterren geef je de dagvoorzitter?
- Wat kunnen we doen om je middag nog beter te maken?
Zomaar wat vragen die je via je event app kunt toezenden in een simpele alert. Maak het antwoord versturen zo makkelijk mogelijk. Eén vraag per keer en twee tikken op het scherm: antwoord en zend. Hop! Extra leuk: je kunt tijdens de dag de feedback direct verwerken door kleine aanpassingen te doen.
3. De perfecte event app
Mag eigenlijk niet meer ontbreken tijdens bijeenkomsten. Natuurlijk plaats je hier alle praktische zaken zoals de toegangsbewijzen, het programma en sprekersinformatie. Maar ik heb beloofd dat dit artikel over originele toepassingen gaat. Ga dus een stap verder. In mijn blog over de event trends van 2020 schreef ik al over personalisatie. Zorg er voor dat jouw evenementen app perfect bij je individuele bezoeker past. Denk bijvoorbeeld aan:
- het persoonlijke programma plus alerts voor startmomenten, met een gepersonaliseerd welkomstbericht
- alle downloadbare slides
- suggesties voor deelsessies op basis van eerdere keuzes en je bezoekers profiel,
- digitale bonnetjes voor een garderobe, drankjes, lunch, goodie bags, verzin het maar
- aan het einde van de dag de file informatie op de route naar huis, plus de uitrijkaart,
- een message-optie om vanuit de zaal wat te vragen aan de infobalie,
- kies de muziek: laat bezoekers uit een door jou samengestelde lijst tracks in de playlist zetten tijdens de lunch en borrel. Of nog mooier: verzoekjes voor een live band!
- location based berichten op basis van waar je bezoeker op dat moment is. Voor je sponsoren kan dit ook enorm interessant zijn,
- meet and greet sectie die laat zien wie al in de zaal zitten zodat bezoekers die vooral willen connecten met anderen op basis daarvan de beste sessies kunnen uitkiezen. Of misschien zelfs al kunnen afspreken via de app.
Gebruik de app vooral om het comfort en plezier van je bezoeker te verhogen. Soms zie ik futuristische toepassingen zoals een looproute die via augmented reality op de vloer wordt geplot via het schermpje van een smartphone. Prachtig natuurlijk, maar wat mij betreft een kostbare gimmick met meestal weinig èchte waarde. Houdt de balans tussen investering en de waarde die het oplevert. Denk altijd vanuit de bezoeker, wat levert het op voor hem of haar?
4. Speeddaten tijdens jouw event
Tinder je? Of heb je wel eens over de schouder meegespiekt bij een vriend of vriendin die aan het swipen was? Hetzelfde idee kan je toepassen tijdens een bijeenkomst. Tinder for professionals! Is er een match, dan kan de speeddate direct geregeld worden. Zorg er voor dat er duidelijke locaties zijn om af te spreken. Bijvoorbeeld door grote helium ballonnen met nummers of iconen her en der te plaatsen. "Ik zie je bij de ballon met de tulp!" Wil je het iets kleiner houden, gebruik het dan voor een meet and greet met de sprekers. Een match is hier niet perse nodig, laat je bezoekers vooral aangeven wie ze nog even persoonlijk willen spreken. De sprekers zien op hun beurt wie ze gaan ontmoeten. Zo leuk!
5. Interactie via de smartphone
Ook tijdens het programma is de smartphone natuurlijk een prachtige tool. Gebruik ze om de dialoog op gang te brengen tussen het podium en de zaal. Er zijn tal van apps waarmee je publiek kunt laten meedoen. Populaire voorbeelden van event tools zijn Kahoot, MentiMeter, Slid.o, Buzzmaster of NorthPolls. Denk vantevoren goed na hoe je het exact gaat inzetten. Nog te vaak zie ik het gebruik "omdat we een tooltje leuk vinden". Als dagvoorzitter kan ik je helpen om de juiste tool en inzet te kiezen. Simpele ideeën zijn je publiek laten stemmen op stellingen of keuzes, de bezetting van de zaal peilen of een quiz met je publiek. Maar denk ook aan een speurtocht waarbij je publiek punten verdient, of de opdracht: 'maak de beste krantenkop voor deze presentatie'. Tal van mogelijkheden!
6. Say cheese! Maak gebruik van licht en de camera
Ik kon deze ideeën bij het vorige kopje plaatsen, maar ze zijn zo simpel dat er geen extra app of tool nodig is, terwijl het toch voor leuke interactie zorgt.
Een mooie oefening om deelnemers met elkaar te verbinden is de foto-oefening. Laat je publiek allemaal de smartphone pakken en hun foto's openen. Iedereen kiest een recente foto waar ze een bepaald gevoel bij hebben, of een mooie herinnering. Laat hen daarna dat verhaal vertellen aan zijn of haar buurman. Vervolgens vraagt de dagvoorzitter aan een paar mensen om het verhaal dat ze net gehoord hebben kort te vertellen en te zeggen wat dat verhaal met hen deed. Maakte het ze blij, gaf het een warm gevoel, moesten ze lachen? Werkt erg fijn om even wat meer emotie en verbinding in een zakelijke dag te brengen.
En wil je een mooie kick off of afsluiter voor je event? Met een prachtige foto-opp? Vraag dan om het licht in de zaal te dimmen, muziek start, laat iedereen zijn smartphone pakken en de zaklamp aandoen. Je vraagt ze vervolgens allemaal de smartphone omhoog te houden in de zaal en gedag te zwaaien: honderden lampjes! Top beeldmateriaal!
Smartphones zijn krachtige tools, zeker tijdens congressen en andere events. Maak daar dus gebruik van. Denk bij personalisatie en andere persoonsgebonden toepassingen natuurlijk aan de privacywetgeving en toestemming vooraf. Ik weet zeker dat je jouw publiek verrast met nieuwe manieren om hun smartphone meer dan een connectie met kantoor of thuis te laten zijn en onderdeel te maken van de dag.
Ik ben heel nieuwsgierig welke toepassingen je zelf hebt gezien of welke ideeën je nog wilt toevoegen.
Wil je eens met mij sparren over de mogelijkheden voor jouw event? Dat kan, stuur me een bericht.
