Ik merk vaak dat organisatoren van een evenement dit onderdeel niet de hoogste prioriteit geven. Een locatie wordt gekozen vanwege de centrale ligging, de aanwezigheid van parkeerplekken of simpelweg omdat het nog beschikbaar is. Zonde! Waar je jouw deelnemers ontvangt en hoe dat er uit ziet, bepaalt voor een belangrijk deel hoe ze de dag ervaren.
Als je bezig bent met het programma van je congres, bijeenkomst of ander event, dan kijk je naar de tijdsverdeling en welke sprekers je op het podium wilt. Maar denk je ook vanaf de start al na over de ruimte die je wilt gebruiken? De sfeer van het pand en de indeling voor je publiek?
Maak jij daar een plan voor?
Ik merk vaak dat organisatoren van een evenement dit onderdeel niet de hoogste prioriteit geven. Een locatie wordt gekozen vanwege de centrale ligging, de aanwezigheid van parkeerplekken of simpelweg omdat het nog beschikbaar is. Zonde! Waar je jouw deelnemers ontvangt en hoe dat er uit ziet, bepaalt voor een belangrijk deel hoe ze de dag ervaren.
Event en meeting design is meer dan werken aan timeslots en sprekers uitnodigen. Dit herken je vast: je hebt inmiddels zoveel congressen en seminars gezien dat je de standaard theateropstelling en hostessen die je naar de breakout sessie brengen saai vindt. Ik garandeer je: ook jouw bezoekers hopen stiekem op een nieuwe, verrassende ervaring die daardoor een dosis energie geeft. Je wilt met jouw congres er uitspringen, toch? Een van de manieren om het verschil te maken is door goed na te denken over je ruimte, de zaalindeling en welk meubilair je op wat voor manier inzet.
Bijeenkomst organiseren: Prikkel de zintuigen!
Wist je dat hoe meer zintuigen we gebruiken tijdens een moment, des te beter onze herinnering aan dat moment bewaard wordt? Zet dat effect in tijdens je dag, want dat heeft effect op de bezoekerswaardering en natuurlijk: het aantal inschrijvingen voor jouw volgende event.
Wie is de bezoeker van je event?
De eerste stap die ik toepas is precies weten wie je bezoeker is. Ga in zijn of haar schoenen staan. Voor het gemak gaan we er even vanuit dat het om een dame gaat, die we Caroline noemen.
Pak pen en papier en beantwoord vragen over Caroline. Hoe oud is zij? Wat is haar achtergrond? Waar komt ze vandaan? Wat doet ze dagelijks en wat deed ze de dag voor ze naar jouw event kwam? Hoe heeft ze over jouw congres gehoord? Welke uitdagingen heeft ze? En welke vragen? Waar maakt ze zich zorgen over en waar wordt ze blij van? Zowel zakelijk als privé.
Denk vervolgens na over de vraag waarom Caroline naar jouw event komt. Is dat om te leren? In gesprek te gaan? Gedachten te delen of emoties te uiten? Aanzien te winnen binnen het bedrijf waar ze werkt? Zichzelf zichtbaar te maken en haar netwerk uit te breiden? Simpelweg om plezier te hebben?
Werk een of twee van deze persona’s helemaal uit. Zij zijn jouw handvat bij het nemen van beslissingen voor je event. Zo kan je bij elke stap en elk besluit toetsen of je Caroline blij maakt met je keuze. Je zult merken dat het leuk is, je bezoeker heeft ineens een gezicht.
De juiste zaalindeling voor jouw bijeenkomst
Je kunt de persona die je gemaakt hebt voor vrijwel elk onderdeel tijdens de voorbereiding inzetten. Voor nu zoomen we in op de ruimte en de indeling. Neem je persona in de hand, bepaal wat haar belangrijkste doelen voor de dag zijn en wat ze tijdens de dag gaat doen. Concentreer je daarop om de beste indeling te bepalen. Ik geef je een aantal voorbeelden van zaalindelingen die geschikt zijn voor verschillende doelen. Twee vragen zijn daarbij het meest belangrijk. Hoe groot is je groep en hoeveel interactie wil je mogelijk maken? Dit overzicht geeft je direct houvast:
Laat me je in meer detail uitleggen waar welke zaal layout voor geschikt is. Natuurlijk zijn er nog veel meer mogelijkheden, maar met deze zeven voorbeelden in je rugzak, kom je een heel eind voor allerlei typen meetings:
En dan: op jacht naar de perfecte evenementenlocatie
Ga met je persona in het achterhoofd en je wensen ten aanzien van de indeling vervolgens op zoek naar de juiste locatie. Belangrijk hierbij zijn het aantal deelnemers dat je verwacht en wat je praktische eisen zijn wat betreft catering, toegankelijkheid, veiligheid en audio-visuele middelen. De gewenste sfeer is daarnaast heel belangrijk.
Een boerderij of prachtig oud pand in the middle of nowhere kan perfect zijn voor informele of exclusieve bijeenkomsten in een kleinschalige setting, terwijl een indrukwekkend pand met een bekende naam bijdraagt aan bekendheid. Wat zoekt je persona, wat is praktisch en wat wil je zelf uitstralen? Vind hierin de juiste balans.
Samen een succesvol evenement organiseren
Ga vervolgens met de beheerder van de locatie in gesprek. Zet door om jouw indeling mogelijk te maken, ook al staat dat misschien niet op het standaard lijstje van de venue. Staat het aanwezige saaie meubilair je niet aan maar is de locatie verder perfect? Overweeg de meubels elders te huren. Je kunt vrijwel alles vinden, van kleurige tafels tot lampen, tapijten, chesterfields en fijne grote planten. Is het gebouw fantastisch maar weet je nu al dat het super koud zal zijn en maakt de verwarming kabaal? Bewaar het dan als optie voor een zomers evenement. Gun jezelf kritisch te zijn, ik beloof je: kwaliteit betaalt zich terug.
Met een goed uitgewerkt persona, een zaalindeling die bijdraagt aan je doel, de juiste locatie en aankleding geef je jouw bezoekers dat beetje extra waardoor ze lang napraten over je event. Wees creatief! Nergens staat dat een zaalopstelling in clusters alléén werkt tijdens trainingen. Voel je vrij om te experimenteren. Dat betekent ook: kies de juiste opstelling voor elk onderdeel in je programma. Of waag de sprong en gooi je layout om tijdens de dag zelf. Ik beloof je, het zal niet de eerste keer zijn dat een dagvoorzitter roept: “Pak allemaal je stoel en loop naar díe kant van de zaal!” Verras je bezoeker en je tovert een lach op de gezichten.
Wil je samen nadenken over je persona, een goed programma maken, de zaalindeling bepalen of een vrouwelijke dagvoorzitter inhuren? Dat kan. Stuur me een berichtje, dan maken we een afspraak.
