Het is 2020! Ik vind nieuwjaar een van de leukste feestdagen. Nagenieten van Kerst, de aanloop naar middernacht, alle jaarlijkse tradities en dan proosten met vrienden en familie terwijl vuurwerk om je heen losbarst. Elk jaar loop ik op Oudjaar en Nieuwjaarsdag met een glimlach rond.
Het voelt als een heerlijk nieuw begin, vol nieuwe kansen. Tijd om vooruit te kijken. Wat zie ik veel voorbijkomen op congressen en andere events?
Event trend 1 in 2020: Chatbots en hun vriendjes
Robots werden in 2018 en 2019 al regelmatig gebruikt op het podium. Ik heb een aantal keer met robotdame Pepper mogen kletsen https://www.softbankrobotics.com/emea/en/pepper Zo vaak, dat ik er stiekem een beetje klaar mee ben. Het trucje was leuk, maar het zeer beperkte script wordt saai. Maar, robots blijven een plek houden. Niet zo zeer in fysieke vorm, maar als chatbot, bijvoorbeeld tijdens de registratieperiode voor een event. Ik zie ze steeds vaker toegepast op allerlei websites en dus is het ook interessant bij het organiseren van evenementen. Bezoekers stellen gemakkelijk vragen en krijgen antwoord. Probeer het vooral ook eens tijdens het event, bijvoorbeeld in je event app voor je publiek. Een snelle vraagbaak, dat een stuk persoonlijker voelt dan een lijst met FAQs.
Event trend 2 in 2020: Personalisatie
De chatbots brengen me gelijk bij trend twee: Personalisatie. We zijn er inmiddels aan gewend dat professioneel georganiseerde congressen een app aanbieden waarin je bijvoorbeeld het programma vindt. In 2020 wordt deze ervaring steeds persoonlijker. Niet langer zien bezoekers alleen statische informatie, maar gepersonaliseerde content, afgestemd op hun inschrijving, een optie om hun programma direct nog snel te wijzigen, om mee te praten met wat op het podium gebeurt (bijvoorbeeld door te stemmen), direct contact met de organisatie of via het vinden van mensen om mee te netwerken.
Maar, personalisatie gaat verder dan techniek. Steeds meer bijeenkomsten bieden de mogelijkheid voor een 'VIP traject' waar bijvoorbeeld een ontmoeting met sprekers in een kleinere setting bij hoort. Of denk aan een mogelijkheid om sprekers vantevoren al vragen te stellen. Fantastisch voor je interactie, je publiek komt alvast met elkaar en met sprekers in contact. Je kunt hier tijdens de dag zelf op teruggrijpen tijdens momenten van interactie. Over het algemeen geldt: hoe persoonlijker de ervaring, hoe blijer je publiek is. Maak daar gebruik van!
Event trend 3 in 2020: Data, data, data
Hoe meer technologie, des te meer informatie je verzamelt. Belangrijk voor je marketing en de organisatie van de volgende editie van je bijeenkomst. Alles om ons heen wordt steeds meer 'data-driven' en dus ook congressen en andere evenementen. Ik kom zelden nog een congres tegen zonder vragenlijst over de dag achteraf.
Tip: als je een enquête uitstuurt, zorg er dan voor dat je vragen zo formuleert dat de antwoorden bruikbaar zijn voor je volgende bijeenkomst. Te vaak kijken enquêtes alleen terug (was de lunch lekker?) en vergeten ze vooruit te kijken (miste je iets tijdens de lunch?).
De inzet van steeds meer data haakt bovendien in op de personalisatietrend. Door deelnemers de gelegenheid te geven directe feedback te geven (data), kan je verwachtingen goed managen en aanpassingen doen waar dat nodig is. Denk bijvoorbeeld nog eens aan die app. Hoe cool zou het zijn als mensen daarin kunnen doorgeven dat het te koud of warm is in de zaal, hoe ze zich voelen, dat ze hun parkeerkaart kwijt zijn of dat de koekjes op zijn? In retour kan je hen vragen hoe ze zich voelen, of ze sessie 2 waar ze geweest zijn de moeite waard vonden en zo ja, dat deze lijst met artikelen dan waarschijnlijk interessant voor ze is. Informatie is een goudmijn. Maar..
Event trend 4 in 2020: Privacy
Als je veel data beheert en verzamelt, heb je een grote verantwoordelijkheid. Met de ingang van de GDPR (weet je nog, de nieuwe privacywetgeving in de EU?) veranderde ook het een en ander voor event organisatoren. Ben jij je daarvan voldoende bewust? Wat in 2019 nieuw was, moet in 2020 routine worden. Inmiddels vraag ik bij de start van een evenement altijd of er mensen zijn die er bezwaar tegen hebben als ze op de foto worden gezet. Zo ja, dan kunnen ze dit bij de inschrijfbalie aangeven en zorgen we er voor dat de fotograaf weet om wie het gaat. Bovendien checkt het team naderhand de foto's voor publicatie. Het geldt ook voor de digitale wereld, zorg dat je privacy processen en verklaringen op orde zijn en dat je team getraind is in dit onderwerp. Bekijk welke technologie je inzet en of privacy en security daarin goed geregeld is. Je verzamelt namelijk ongelooflijk veel persoonlijke gegevens van je deelnemers en dus is dit interessant voor iemand met snode plannen. Als deze informatie in de verkeerde handen komt is het een enorme blunder, verlies je al het vertrouwen en kan het zomaar zijn dat jij en andere flinke schade oplopen. Je wilt niet op die manier in de pers komen toch?
Event trend 5 in 2020: Duurzaamheid
Een 'groene' locatie voor de conferentie, duurzame producten in de goodie bags en een biologische lunch. Deze elementen kom ik nu al vaak tegen. Ik verwacht dat dit in 2020 nog verder wordt doorgetrokken. Duurzaamheid kent veel verschillende kanten. Het betekent ook diversiteit. Op het podium: ik heb er zin in om niet meer alleen de blanke man van middelbare leeftijd op het podium te zien, maar te luisteren naar een bewust gemixte line up met naast een vrouwelijke dagvoorzitter ook vrouwelijke sprekers. Nog een tip: probeer rekening te houden met verschillende leefstijlen en dieetwensen, door allergieinformatie op te nemen bij de lunch, vegetarische of kosher gerechten aan te bieden (voor iedereen lekker trouwens) en toegankelijkheid te garanderen voor mensen met een beperking. Dat kan zo simpel zijn als een helling in plaats van een trap plaatsen of bij de inschrijving een veld opnemen waarin mensen kunnen aangeven of ze bijvoorbeeld een gebarentolk meebrengen of een ander hulpmiddel nodig hebben. Gezien en gehoord voelen draagt zoveel bij aan een positieve ervaring!
Ben je bezig met de organisatie van een congres of andere bijeenkomst, houd deze ontwikkelingen dan alvast in je achterhoofd. Wat zou jij er mee kunnen doen?
Wil je eens sparren over deze en andere mogelijkheden? Ik denk graag mee, neem snel contact op.
